Mehr Beratung. Weniger Belegjagd.
Ihr Team fordert Unterlagen nach, beantwortet Statusfragen und sortiert Belege. Jede Stunde davon fehlt bei der Beratung und bei neuen Mandaten, die Sie mangels Personal ablehnen.
Unterlagen kommen vollständig und rechtzeitig, ohne dass jemand hinterhertelefoniert
Mandanten kennen den Stand ihrer Erklärung, ohne anrufen zu müssen
Neue Mandate annehmen, ohne eine Stelle ausschreiben zu müssen, die Sie ohnehin kaum besetzen
Aus der Praxis eines ehemaligen Geschäftsführers, der die Zusammenarbeit mit der Kanzlei aus Mandantensicht kennt.
Mehr Beratung. Weniger Belegjagd.
Ihr Team fordert Unterlagen nach, beantwortet Statusfragen und sortiert Belege. Jede Stunde davon fehlt bei der Beratung und bei neuen Mandaten, die Sie mangels Personal ablehnen.
Unterlagen kommen vollständig und rechtzeitig, ohne dass jemand hinterhertelefoniert
Mandanten kennen den Stand ihrer Erklärung, ohne anrufen zu müssen
Neue Mandate annehmen, ohne eine Stelle ausschreiben zu müssen, die Sie ohnehin kaum besetzen
Aus der Praxis eines ehemaligen Geschäftsführers, der die Zusammenarbeit mit der Kanzlei aus Mandantensicht kennt.
Als Geschäftsführer war ich selbst Mandant. Ich weiß, warum Belege zu spät kommen: nicht aus Unwillen, sondern weil der Weg zur Kanzlei umständlich ist. Genau dort setzen wir an, damit Ihre Mandanten liefern und Ihr Team wieder beraten kann.
Auf einen Blick
Unsere Versprechen an Sie
< 14 Tage
bis zur ersten Entlastung
0
nötige Technik-Kenntnisse
100 %
DSGVO-konform eingerichtet
1
fester Ansprechpartner
Kennen Sie das?
Ihr Team ist ausgelastet, aber mit Nachfordern statt Beraten
„Wir laufen jedem Beleg hinterher“
Unterlagen kommen spät, unvollständig und auf allen Wegen: per Mail, Post, Messenger oder im Schuhkarton. Ihr Team fordert nach, sortiert und fordert wieder nach.
„Kurze Frage: Wie ist der Stand?“
Mandanten rufen an, um nach ihrer Erklärung, nach Fristen oder fehlenden Unterlagen zu fragen. Jeder Anruf reißt Ihre Mitarbeiter aus einer Arbeit, die volle Konzentration braucht.
„Wir lehnen Mandate ab, weil uns die Leute fehlen“
Steuerfachangestellte sind kaum zu finden. Jedes neue Mandat bringt Routinearbeit, die niemand übernehmen kann. Also bleibt Ihre Kanzlei kleiner, als sie sein könnte.
Die Lösung
Die hinsch.de-Aufwärtsspirale
Ohne saubere Abläufe dreht sich die Spirale nach unten: Fehlende Belege verzögern die Arbeit, Fristen werden eng, die Rückfragen nehmen zu, und für Beratung oder neue Mandate bleibt keine Zeit.
Wir drehen die Richtung um. Jeder automatisierte Ablauf nimmt Ihrem Team Routine ab. Die frei gewordene Zeit fließt in Beratung und neue Mandate, also genau dorthin, wo Ihre Kanzlei am meisten bewirkt.
Hier setzen wir an, damit Ihr Team wieder berät:
01Belege & Unterlagen
- Mandanten reichen Belege per Handyfoto, Mail oder Upload ein, alles landet sortiert in Ihrem Kanzleisystem
- Fehlende Unterlagen werden automatisch erkannt und freundlich nachgefordert, in festen Abständen
- Eine Checkliste pro Mandant zeigt auf einen Blick, was für die Erklärung noch fehlt
02Mandantenkommunikation
- Mandanten erhalten automatische Statusmeldungen zu Erklärung und Abschluss
- Standardfragen werden automatisch beantwortet, auch außerhalb der Bürozeiten
- Besprechungstermine buchen Mandanten selbst, ohne Hin und Her per Mail
03Mandatsaufnahme
- Neue Mandanten erfassen Stammdaten, Vollmachten und Unterlagen selbst in einem geführten Ablauf
- Die Identifizierung nach Geldwäschegesetz wird strukturiert erfasst und dokumentiert
- Neue Mandate sind in Tagen startklar statt in Wochen
04Fristen & Kanzleiverwaltung
- Fristen und Wiedervorlagen werden automatisch überwacht, nichts rutscht durch
- Honorarrechnungen entstehen automatisch aus den erfassten Leistungen
- Zahlungseingänge werden automatisch zugeordnet und offene Posten nachgefasst
So sieht die Umsetzung aus
Typische Projekte
Jedes Projekt verfolgt dasselbe Ziel: Ihrem Team Routine abnehmen, damit mehr Zeit für Beratung und neue Mandate bleibt.
Unterlagen kommen, ohne dass jemand nachtelefoniert
Für jede Erklärung wurden Unterlagen mehrfach per Telefon und Mail nachgefordert, teils über Wochen.
Digitale Checkliste pro Mandant, einfacher Upload per Handy und automatische Erinnerungen bei fehlenden Unterlagen.
Unterlagen kommen vollständiger und früher, das Team muss kaum noch nachfassen.
Mandanten wissen Bescheid, bevor sie anrufen
Statusanfragen per Telefon und Mail unterbrachen die Sachbearbeitung mehrmals am Tag.
Automatische Statusmeldungen bei Eingang der Unterlagen, Bearbeitung und Abgabe, dazu Antworten auf Standardfragen.
Weniger Unterbrechungen, konzentriertes Arbeiten ist wieder möglich.
Neue Mandanten in Tagen startklar
Stammdaten, Vollmachten und Identifizierung wurden per Papier und Mail mühsam zusammengesucht.
Geführter digitaler Ablauf für die Mandatsaufnahme, automatische Übergabe der Daten ins Kanzleisystem.
Neue Mandate starten schneller, mit vollständigen Unterlagen ab dem ersten Tag.
Mehr Mandate ohne neue Stelle
Neue Anfragen wurden abgelehnt, weil eine Stelle für Steuerfachangestellte seit Monaten unbesetzt blieb.
Belegeingang, Nachforderungen und Mandantenkommunikation laufen automatisiert. Das Team konzentriert sich auf die fachliche Arbeit.
Das bestehende Team übernimmt zusätzliche Mandate und hat wieder Zeit für Beratung.
Über mich
Max Hinsch · Inhaber
Bevor ich mich auf Digitalisierung spezialisiert habe, war ich Geschäftsführer einer Möbelmanufaktur. Die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei kenne ich also aus Mandantensicht, und damit auch die Gründe, warum Belege zu spät oder unvollständig ankommen.
In meinem Betrieb habe ich Buchhaltung, Belegwesen und Verwaltung selbst digitalisiert und automatisiert. Heute übertrage ich diese Erfahrung auf Steuerkanzleien: mit Abläufen, die für Ihre Mandanten einfach sind und Ihrem Team die Routine abnehmen.
Mir ist bewusst, dass in einer Kanzlei Verschwiegenheit und Datenschutz an erster Stelle stehen. Deshalb bauen wir auf den Systemen auf, die Sie schon nutzen, und dokumentieren alles sauber. Das Wissen bleibt in Ihrer Kanzlei, nicht bei einer einzelnen Person.
Max auf YouTube: Videos zur Digitalisierung im MittelstandMax auf LinkedInSo arbeiten wir zusammen
Wie eine Zusammenarbeit abläuft
Wir setzen alles für Sie um und sorgen dafür, dass Ihr Team die neuen Werkzeuge sicher beherrscht.
Erstgespräch
Kostenlos und in 30 Minuten. Wir gehen Ihren Weg vom Beleg bis zur Abgabe durch und finden den größten Hebel für Ihr Team.
Ihr Fahrplan
Sie erhalten einen priorisierten Fahrplan: welcher Ablauf zuerst, mit dem größten Effekt für Ihre Kanzlei.
Umsetzung & Einführung
Wir bauen die Systeme schlüsselfertig, binden Ihre Kanzleisoftware an, begleiten die Einführung aktiv und übergeben getestet und einsatzbereit.
Schulung & Einarbeitung
Ihr Team wird eingearbeitet, mit Werkzeugen und Methoden, die im Kanzleialltag funktionieren. Jeder Handgriff bleibt in einem Nachschlagewerk dokumentiert.
Betreuung & WeiterentwicklungAuf Wunsch
Auf Wunsch bleiben wir an Bord: laufende Betreuung und Wartung, dazu die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihres Systems, während Ihre Kanzlei wächst.
Häufige Fragen
Was Sie noch wissen möchten
Bereit, wieder mehr zu beraten?
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir Ihren Weg vom Beleg bis zur Abgabe durch und finden den größten Hebel, damit Ihr Team mehr Mandate schafft und wieder Zeit für Beratung hat, ohne dass Sie eine neue Stelle ausschreiben müssen.
Kostenloses ErstgesprächKostenlos · 30 Minuten · Unverbindlich
Lieber per E-Mail: max@hinsch.de